Llevar la gestión de Farmacia no es fácil, hay muchas variables y a veces puedes sentirte abrumado. Pero por suerte hay indicadores de gestión o KPI (Key Performance Indicators) para tu Farmacia que te van a permitir medir los aspectos que mejoran la situación de tu Farmacia, el éxito de tus acciones y hacer los cambios y ajustes necesarios para aumentar la rentabilidad de tu Farmacia. Empecemos por el principio.
¿Qué es un KPI o Indicador de Gestión en tu Farmacia?
Como te adelantaba al principio, son todos esos datos que puedes extraer y que te darán la información suficiente para saber si estás haciéndolo bien o no. Gracias a los KPI podrás averiguar en dónde centrar tus recursos para seguir mejorando tu Farmacia, cambiar la estrategia, los objetivos o lo que sea. Has de tener en cuenta que los números no mienten, por lo que debes tomártelos muy en serio.
Algunas cosas que puedes hacer con los indicadores:
- Reducir las existencias paradas
- Reducir los errores de stock
- Mejorar la condición comercial
- Aumentar el control sobre tu Farmacia
- Vender más
KPI e Indicadores más habituales en una Farmacia
Es cierto que los indicadores suelen ser comunes en la mayoría de empresas, no obstante las Farmacias son una categoría especial, por eso hemos reunido los KPI que más información pueden darte sobre la situación de tu Farmacia.
1. UVI
O lo que es lo mismo: Unidad de Ventas Intensivas. Son artículos parados de larga duración. Un número demasiado elevado puede indicar que no has realizado una buena gestión de Farmacia o algo peor. Es también los primero que miramos en la consultoría cuando realizamos un diagnóstico. A veces nos encontramos con una UVI de más 100.000 €, es decir, 100.000 € cogiendo polvo en las estanterías de una Farmacia, sin generar beneficios y devaluándose cada día, una auténtica locura. Para que un artículo pueda considerarse UVI ha de cumplir las siguientes características:
- Última venta hace 6 meses o más
- Última compra hace 5 meses o más
Se considera que tienes una UVI sana cuando esta no supera el 10% de tu stock total.
2. Errores de Stock
Esta es fácil: cuantos menos errores des, mejor. También es de las más fáciles de resolver, pues con muy pocas acciones serás capaz de no dar error. Lo cierto es que tener muchos errores de stock es un síntoma grave de no estar haciendo una correcta gestión de Farmacia.
¿Cómo puedes hacer para saber si tienes errores en tu stock? Sólo compara el stock que dice tu software de Farmacia que tienes con tu stock real. Los errores más habituales que te vas a encontrar son:
- Stock negativo
- Stock fantasma
- Artículos sin precio
- Códigos comodín. Este es especialmente grave, pues puede afectar directamente a la UVI y dar falsos positivos.
3. Faltas
Las faltas son una forma sencilla de conocer el estado de tu Farmacia. Por supuesto, cuantas menos faltas des, mejor, aunque en muchos casos estas dependen de factores externos. En SB Farmaconsultores identificamos 5 tipos de faltas:
- Cuando piden más de lo que tienes
- Error de Stock
- Artículo solo por encargo
- No es habitual en tu Farmacia
- Desabastecimiento de almacén
Lo que tienes que hacer cuando pase es apuntar cada vez que des una falta en una de estas categorías y una vez al mes comprobar aquellos artículos que más se repiten. De esta forma podrás tomar las acciones necesarias para corregir futuras faltas en tu Farmacia.
4. Generación de Caja
Esta es la parte más técnica, pues tiene que ver directamente con la contabilidad. Si no estás familiarizado con la contabilidad te recomendamos que eches un vistazo a este artículo en el que hablamos de los 5 mejores libros sobre contabilidad para Farmacéuticos. En cualquier caso, has de echar un ojo a tu caja. Si tu beneficio ha aumentado por mucho, pero cuando te fijas en tu caja esta no aparenta la misma mejoría es que seguramente estés gastando mucho en existencias.
Aquí has de comparar los libros de 2 años consecutivos y fijarte en:
- Si la Tesorería ha aumentado o reducido
- La aportación del Titular
- El beneficio anual
- La cantidad gastada en Existencias
Como este es un punto algo más complejo, voy a ponerte un ejemplo: la Farmacia de Ana ha pasado de tener una tesorería de 6.000 € un año a tener 8.000 € al año siguiente (un incremento de 2.000 €). Esto no está mal hasta que Ana se da cuenta de que el beneficio de ese año había sido de 14.000 €. ¿Cómo es posible que teniendo un beneficio de 14.000 € sobre el papel la tesorería solo tenga 2.000 € más? La respuesta es sencilla: se ha gastado esos 14.000 € en existencias.
Si bien el resultado de Ana no es deficitario, sí que es bastante menos rentable de lo que podría ser si hubiera gestionado mejor la compra de existencias. Si estás interesado en aprender más sobre control de existencias para aumentar la tesorería de tu Farmacia y hacerla más rentable te recomiendo que te descargues nuestro eBook gratuito Los 4 pilares de la Gestión de Farmacia Vol. 1: Existencias y Tesorería.
5. Conclusión
Los Indicadores de la Gestión de Farmacia te vana dar la información que necesitas para saber si vas por buen camino e incidir en aquello aspectos que necesitan mejora: ¿das muchas faltas? Ajusta la cantidad de artículos en cada pedido, ¿tienes una UVI mayor al 10% de tu stock total? Emprende acciones para vaciarla. Si aún así necesitas ayuda, nosotros podemos dártela. Hemos asistido a más de 100 Farmacias con problemas similares y hemos conseguido, de media, ahorrarles 40.000€ en menos de un año. Si crees que puedes mejorar, escríbenos sin compromiso, estaremos encantados de ayudarte:
