Al igual que con las empresas, las Farmacias también tienen que contactar con proveedores para abastecerse. Aquí te explicamos cuáles son los 4 pasos por los que pasa una Farmacia en su proceso de compra: desde que decide qué producto comprar hasta que lo vende.
1.- Determinación de las necesidades
“¿Cuántas unidades debo comprar?” En este apartado, hay que diferenciar dos grandes tipos de pedido: el pedido diario y el pedido directo. La principal diferencia no está tan solo en la frecuencia, sino sobre todo en las unidades a pedir.
Pedido diario
la gran oportunidad de mejora en las farmacias es hacerlo en función de las ventas máximas diarias, estableciendo para ello los stock máximos y mínimos de los Códigos Nacionales que habitualmente se piden a mayorista.
Pedido directo
La farmacia debe preparar las unidades a pedir antes de la visita del delegado. Para ello, aconsejamos que sea el mismo programa quien haga el cálculo (compras-reaprovisionamiento, compras-solicitudes, etc.).
2.- Transmisión del pedido
“¿Cómo le hago llegar al almacén o al laboratorio las unidades pedidas?” Si bien el protocolo FEDICOM está implantado para los pedidos diarios, te recomendamos también su uso para los pedidos más frecuentes como son los directos/transfers de EFG’s. En cualquier caso, es fundamental que el 100% de los pedidos (diarios, directos y transfers) estén en el programa antes de la recepción.
- De esta forma podremos verificar que las unidades recibidas y las condiciones de compra coinciden con las pactadas.
- En el caso de faltas por desabastecimiento, podremos transmitirlas en otro pedido.
3.- Recepción del albarán
Siempre recuperando el pedido transmitido, es fundamental que el importe del albarán cuadre con el importe en euros que aparece en pantalla.
- En todos los casos usaremos el lector óptico y no el teclado. De esta forma nos aseguramos de que los códigos de barra son correctos y facilitamos la dispensación.
- Usa el 0 1 2+ tanto en directos como en pedidos diarios.
4.- Entrada de la factura
De esta forma te aseguras de que solo te facturan los albaranes que has recepcionado.
- El programa además te permitirá llevar un control de los vencimientos lo cual te permite comprobar que solo pagas aquellas facturas en las que se ha comprobado que el material ha llegado.
